Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICA INTEGRAL DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. APLICACIÓN

La presente Política de Privacidad, Protección y Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos, criterios, responsabilidades y condiciones bajo los cuales V.V.G LOGISTIC SOLUTIONS S.A.S realiza el tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores, aliados estratégicos, empleados, contratistas, agentes internacionales, transportistas, visitantes, usuarios de su sitio web y demás titulares de información que interactúan con la Organización.

El objetivo de esta política es garantizar el derecho fundamental al habeas data, asegurar un tratamiento legítimo, lícito, seguro, transparente y confidencial de la información personal; y definir los mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, conforme a la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias.

Esta Política se adopta como marco integral para el uso interno, externo y publicación web, aplicando la modalidad de difusión por secciones:

• Sección Pública/Externa/Web: de libre acceso y consulta
• Sección Interna: de uso reservado dentro de la organización

 

1. ALCANCE

Esta política aplica a todos los datos personales tratados por V.V.G LOGISTIC SOLUTIONS S.A.S, sin importar el medio en que sean recolectados, almacenados o gestionados (físico, digital, electrónico, audiovisual, telefónico, escrito, formularios web o cualquier otro).

Aplica a las siguientes personas y actividades:

Titulares de datos:
• Clientes, potenciales clientes y usuarios de servicios
• Proveedores, aliados y agentes internacionales
• Empleados, candidatos, ex empleados, practicantes y contratistas
• Transportistas, operadores logísticos y terceros vinculados a la cadena operativa
• Visitantes físicos a instalaciones y digitales a medios web
• Remitentes, consignatarios y destinatarios de carga
• Cualquier persona natural cuyos datos sean tratados por la Empresa

Aplica a los siguientes procesos, actividades y sistemas:
• Gestión comercial, operativa, logística, contractual, aduanera, administrativa, financiera y de talento humano
• Sistemas informáticos, bases de datos, aplicaciones, CCTV, monitoreo GPS, correo electrónico, comunicaciones y plataformas web
• Procesos de relacionamiento comercial y de marketing

1. MARCO LEGAL

La presente Política se fundamenta principalmente en:
• Constitución Política de Colombia – Artículos 15 y 20
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015 – Capítulo 25
• Lineamientos, conceptos y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• Normatividad sectorial relacionada con comercio exterior, aduanas y logística (cuando aplique al tratamiento de datos)

Esta Política se interpretará a la luz de la regulación colombiana vigente, sin perjuicio de la aplicación de normas extranjeras cuando exista transferencia internacional de datos.

1. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se adoptan términos definidos en la Ley 1581 de 2012.
Anexo técnico con definiciones ampliadas se incorpora al final del documento.

Principales definiciones:

• Dato personal: información vinculada o asociada a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del Titular (como salud, orientación sexual, biometría, convicciones religiosas o políticas).
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta de la Empresa.
• Titular: persona natural propietaria de los datos personales.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder y la finalidad del tratamiento de los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Público: es información personal que, por disposición legal o constitucional, está al acceso de cualquier persona sin necesidad del consentimiento del titular. Estos datos generalmente se encuentran en registros o documentos de acceso público y corresponden a información sobre un interés general, sin ser privada, semiprivada o sensible. 

1. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios:
Legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada.

1. BASES LEGALES PARA EL TRATAMIENTO

V.V.G LOGISTIC SOLUTIONS S.A.S realizará el tratamiento de datos personales con fundamento en las siguientes bases jurídicas:

• Autorización previa, expresa e informada del titular
  • Ejecución de contratos civiles, comerciales, laborales y de servicios logísticos
  • Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, laborales, aduaneras, migratorias y regulatorias
  • Protección de intereses vitales del titular o de otra persona
  • Interés legítimo del responsable o de un tercero, sin vulnerar derechos fundamentales
  • Implementación de políticas internas de seguridad, prevención del fraude y continuidad del negocio

1. TIPOS DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Según su naturaleza y la relación con el titular, la Empresa podrá tratar:

• Datos de identificación: nombre, cédula, fecha de nacimiento, correo, dirección, teléfono, firma, RUT, pasaporte.
• Datos laborales: estudios, hoja de vida, referencias, afiliaciones al sistema de seguridad social, desempeño, nómina, evaluaciones.
• Datos comerciales y contractuales: historial de servicios, órdenes de transporte, facturación, pagos, crédito, cumplimiento contractual.
• Datos logísticos: información de embarques, tracking, guías, rutas, información de remitentes y destinatarios.
• Datos técnicos y de seguridad: registros de CCTV, accesos, trazabilidad a instalaciones, geolocalización (GPS) de vehículos.
• Datos sensibles: datos biométricos (huella, rostro), datos de salud ocupacional mínimos requeridos para ingreso laboral o cumplimiento SST (con autorización).
• Datos financieros y crediticios: únicamente para análisis de riesgo y cumplimiento con clientes y proveedores (no empleados).

1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

La información será tratada para fines legítimos, específicos y explícitos. Entre ellos:

8.1 Finalidades generales (aplican a todos los titulares):
• Gestión administrativa, logística, operativa, comercial, contractual y de servicio al cliente
• Gestión de consultas, solicitudes, quejas, reclamos y peticiones
• Cumplimiento legal ante autoridades administrativas, judiciales, regulatorias, aduaneras y de control
• Prevención de fraude, seguridad de la información y control de accesos
• Registro de visitas físicas y digitales

8.2 Finalidades para clientes y prospectos:
• Gestión comercial y de prestación de servicios
• Cotización, seguimiento, atención de solicitudes y servicio posventa
• Verificación en listas restrictivas cuando corresponda al riesgo (SARLAFT básico del sector)
• Envío de comunicaciones comerciales, boletines, invitaciones, ofertas e información de interés relacionada con servicios, eventos o contenido logístico (el titular podrá revocar o cancelar esta suscripción en cualquier momento)

8.3 Finalidades para proveedores, agentes y aliados estratégicos:
• Evaluación, selección, vinculación, gestión de pagos y desempeño
• Validaciones de riesgo, antecedentes y listas restrictivas (PEP, OFAC, ONU u otras permitidas por ley)
• Ejecución de contratos, auditorías y control de calidad del servicio

8.4 Finalidades para empleados, ex empleados, candidatos y contratistas:
• Procesos de selección, contratación, vinculación, archivo, seguridad social y nómina
• Evaluaciones de desempeño, bienestar, SST y desarrollo
• Control de accesos, video vigilancia, seguridad, herramientas de trabajo y cumplimiento de obligaciones
• Contacto con familiares o terceros en caso de emergencia

8.5 Finalidades específicas para el sector logístico:
• Trazabilidad y seguridad de operaciones de transporte, almacenamiento y carga
• Validación de identidad de remitentes, transportistas, conductores, agentes y destinatarios
• Gestión de cumplimiento aduanero, comercio exterior y normativa vigente
• Monitoreo GPS de flota y mercancía con fines operativos y de seguridad

8.6 Finalidades para visitantes (presenciales o digitales):
• Control de acceso a instalaciones
• Seguridad física y electrónica
• Registro de actividad en sitios web y uso de cookies (cuando aplique)

1. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Solo se tratarán datos de menores cuando sean hijos, beneficiarios o contactos de emergencia de empleados, o cuando sea estrictamente necesario para una finalidad legítima que no ponga en riesgo sus derechos.
Se requerirá autorización expresa del representante legal del menor y salvaguarda del interés superior del niño.

1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Antes de recopilar datos personales, se solicitará autorización por medios físicos, digitales, verbales, electrónicos o por comportamiento inequívoco cuando la ley lo permita.
La autorización informará: identidad del responsable, finalidad del tratamiento, derechos del titular y los mecanismos para ejercerlos.

La Empresa conservará evidencia de la autorización otorgada.
Los formatos físicos y/o digitales de autorización harán parte de los anexos de esta política.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, conforme a los artículos 8 y 15 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento
  • Ser informado sobre el uso que se da a sus datos
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
  • Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista obligación legal o contractual que impida su eliminación
  • Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes

11.1 Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas:
Plazo máximo de respuesta: 10 días hábiles contados desde la fecha de recibo.

Reclamos:
Plazo máximo de respuesta: 15 días hábiles contados desde la fecha de recibo.

Si la Empresa requiere tiempo adicional, informará al titular indicando los motivos y fecha estimada de respuesta conforme a la ley.

1. CANALES DE ATENCIÓN PARA HABEAS DATA

El titular podrá ejercer sus derechos a través de los siguientes medios:

Responsable: V.V.G LOGISTIC SOLUTIONS S.A.S
Correo electrónico: vvglogisticsolutionssas@gmail.com 

1. MARKETING, COMUNICACIONES Y USO DE IMAGEN

15.1 Comunicaciones comerciales y mercadeo
La Empresa podrá enviar información comercial, publicitaria o de interés relacionada con sus servicios logísticos, aduaneros, de transporte y soluciones empresariales, a los titulares que hayan otorgado autorización para ello.
El titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión del envío de estas comunicaciones a través de los canales indicados en esta política.

15.2 Uso de imagen
La imagen (fotografía, video o registro audiovisual) de empleados, visitantes, clientes, proveedores o participantes en eventos podrá ser utilizada únicamente con fines corporativos, de comunicación institucional o marketing, previa autorización del titular.
El titular podrá solicitar el retiro de contenido cuando sea viable y no afecte derechos de terceros o obligaciones legales/contractuales.

1. COOKIES Y TRAZABILIDAD DIGITAL (APLICA PARA SITIO WEB)

El sitio web podrá usar cookies propias y de terceros para mejorar la experiencia del usuario, analizar navegación, optimizar servicios y realizar medición de audiencia.
El usuario podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; sin embargo, esto podrá afectar algunas funcionalidades del sitio.

Las categorías básicas de cookies que podrán ser utilizadas incluyen:
• Esenciales o técnicas
• De análisis o rendimiento
• De personalización (opcional)

El detalle ampliado de cookies podrá publicarse como documento complementario en el sitio web.

1. CONSERVACIÓN, SUPRESIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, o el plazo exigido por obligaciones legales, contractuales, contables, laborales o regulatorias.

Una vez cumplida la finalidad o vencidos los plazos legales de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista deber legal de archivo histórico o judicial.

1. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

La Empresa podrá actualizar o modificar esta política en cualquier momento para atender cambios normativos, tecnológicos o de gestión interna.
Las modificaciones de la sección pública serán comunicadas a través del sitio web.

1. VIGENCIA Y PUBLICACIÓN

La presente Política entra en vigencia a partir del 07 de octubre de 2025 y permanecerá vigente mientras la Empresa realice tratamiento de datos personales.

 

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN SENSIBLE

 

Con el propósito de dar un adecuado tratamiento a la información personal de acuerdo al marco jurídico de “Protección de Datos Personales” reglamentado por el artículo 15 de la Constitución Política Nacional, la Ley  1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que desarrolla los derechos constitucionales que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información personal, que sea objeto de tratamientos en bases de datos de entidades públicas y/o privadas, la información que reposa en las bases de datos de la(s) empresa(s) señalada(s) al final de este documento, será tratada mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la misma. Lo anterior en consonancia con la política de protección y tratamiento de datos personales establecida en la compañía.

Con la firma del presente documento autorizo de manera previa, expresa e informada a V.V.G Logistic Solutions S.A.S Nit. 901.502.155 – 6, para recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de la información personal suministrada y que sea incorporada en distintas bases o bancos de datos. De igual manera, la autorización se extiende para que el suscrito y/o la entidad que represento, seamos consultados en centrales de riesgos, listas vinculantes y restrictivas, como por ejemplo y sin limitarse a éstas, a la lista Clinton (OFAC), ONU, entre otras. Igualmente, para que se nos consulte ante las autoridades de policía, procuraduría, contraloría y demás entes de control y vigilancia del Estado.

La finalidad del tratamiento de datos personales de trabajadores, contratistas, proveedores, socios y en general toda persona que llegue a tener una relación jurídica o comercial con V.V.G Logistic Solutions S.A.S Nit. 901.502.155 – 6, se enmarcará en los fines relacionados con su objeto social y especialmente para los siguientes:

1. Cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la empresa para la adquisición de bienes y servicios demandados por esta para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.
2. Manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los distintos segmentos de negocios.
3. Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes y proveedores.
4. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores, en desarrollo de actividades de mercadeo.
5. Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos.
6. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia.
7. Gestiones de cobranzas o comercial.
8. Atención de requerimientos de autoridades.

Con el fin de solicitar conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización los responsables del tratamiento de los datos podrán ser contactados en el correo electrónico: info@vvglogisticssolutions.com.co

Con la firma de este documento obrando a nombre propio y/o como representante legal, titular(es) de la información manifiesto que conozco el contenido de este documento y así mismo de manera libre, expresa, informada y voluntaria autorizo la consulta y tratamiento y manejo de mis datos en los términos previamente señalados, por V.V.G Logistic Solutions S.A.S Nit. 901.502.155 – 6.

Declaro que la información aquí suministrada concuerda con la realidad y asumo plena responsabilidad por la veracidad de la misma.   

 

De conformidad con lo anterior autorizo para que V.V.G Logistic Solutions S.A.S de tratamiento de mis datos personales.